Інновації в юрбізнесі: досвід впровадження від АК "Соколовський і партнери"

Інновації в юрбізнесі: досвід впровадження від АК "Соколовський і партнери"

Владислав Соколовский и Игорь Шевченко рассказали о том, как отвечали инновациями на вызовы времени

О развитии LegalTech на протяжении 2017 года говорят практически все. Почти каждое мероприятие, посвященное вопросам юридического бизнеса и юридической профессии не обходится без хотя бы одного-двух выступлений на эти темы. Также все чаще и чаще презентуются стартапы, которые должны то ли помочь юристам, то ли лишить их работы.

На этом фоне выделяется несколько юридических фирм, которые реально идут по пути инноваций. Сегодня ЮРЛИГА публикует первую часть интервью с представителями одной из таких фирм - Адвокатской компании «Соколовский и партнеры»: управляющим партнером Владиславом Соколовским и Legal Innovation Officer Игорем Шевченко.

ЮРЛИГА: Юридическая фирма «Соколовский и партнеры» имеет на рынке репутацию фирмы с традициями. Считается, как правило, что такие фирмы достаточно консервативны в своей политике и не всегда готовы к инновациям. В то же время, вы презентуете LegalTech-проект, притом уже работающий проект. Что Вас, Владислав, как управляющего партнера сподвигло вложиться в инновации?

Владислав Соколовский: В принципе у нас не совсем обычная, «традиционная» юридическая фирма. (улыбается) Дело в том, что у нас почти половина сотрудников имеет второе высшее образование. У меня, к примеру, второе высшее техническое образование.

Игорь Шевченко: У меня техническое - первое.

Владислав Соколовский: Мы оба закончили КПИ: я раньше, он немного позже. И уже потом Игорь стал юристом. Фактически мы всегда занимались подобными проектами. Первая версия нашей с Игорем (Шевченко - прим. ЮРЛИГА) IT-платформы, которую мы называем LexOrg, была реализована в 2003 году. Это была программа, которую полностью, подчеркиваю, полностью, с нуля, разработал Игорь. Она дала нам возможность перейти от работы с электронными папками к работе с программным продуктом, который еще не был IT-платформой, но уже объединял CRM-систему с функциями системы электронного документооборота. Данный продукт позволял нам биллиться, учитывать рабочее время и анализировать мне, как управляющему партнеру, затраченное на каждого клиента время, временные затраты в разрезе сотрудников, определять вклад каждого юриста в общие доходы компании и принимать решения в части выплаты заработной платы, премий и так далее.

Игорь Шевченко: В то же время мы уже реализовали легкий поиск документов, их систематизацию, представление в различных разрезах: по проектам, по услугам, по практикам. Все это позволяло не просто сложить документы по клиентским папкам, но и делать выборки по разным параметрам.

Игорь Шевченко: Мы тогда делали ее на Access - фактически собираемые на ходу пользовательские базы данных с простым интерфейсом, под которым была серьезная платформа Visual Basic for Applications. В результате можно было практически свободно структурировать информацию.

ЮРЛИГА: Можно ли сказать, что техническое образование для вас стало неким драйвером изменений?

Владислав Соколовский: Да, конечно. Например, сайт мы запустили в 1997 году, то есть двадцать с лишним лет назад. Тогда у нас и фирмы еще не было, она создана только в 1999 году. Интернет в Украине только-только начинался - а у нас уже был сайт.

Игорь Шевченко: (смеется) Интернет-сайты тогда как раз были хайпом.

Владислав Соколовский: Сайт начал работать на поддомене у хостера, а в 1998 году мы перешли на собственный домен - lex.org.ua.

Игорь Шевченко: Люди только аргументировали необходимость создания сайтов для бизнеса. Стоял вопрос: «Зачем компании сайт?». А у нас он уже полностью работал.

Владислав Соколовский: Важно, что это была не просто страница в интернете, а именно сайт с информацией, которую мы могли донести клиентам. Например, мы уже размещали на нем судебные решения.

Игорь Шевченко: Продолжая тему о роли технического образования - когда оно есть у партнера, обсуждение инноваций становится намного проще, чем тогда, когда он имеет только гуманитарное образование. Мне удавалось доносить до Владислава такие технические, структурные моменты, которые, мне кажется, «чистый» юрист бы не понял. К примеру, когда ты говоришь об организации огромного массива разнородной информации в базы данных, донести смысл до гуманитария очень-очень сложно. С другой стороны шефу (Владиславу Соколовскому - прим. ЮРЛИГА) удавалось требовать с меня внедрять именно те технологии, которые принесут нам пользу с точки зрения юридического бизнеса.

ЮРЛИГА: То есть вам не приходилось искать «специалиста для перевода с технического на юридический и обратно» - своего рода юридического продакт-менеджера?

Владислав Соколовский: У нас его не было. Все общение происходило и происходит напрямую. Мы всем процессом разработки и внедрения постоянно занимались вдвоем, вместе. Считаю, именно поэтому у нас и получился такой результат. Если бы с одной стороны у меня не было такого большого желания, а с другой - не было бы Игоря, то, наверное, все происходило бы сложнее. (улыбается) Мы бы, как минимум, получали результат намного дольше по времени…

Игорь Шевченко: На начальном этапе еще и затраты были важны очень сильно…

Владислав Соколовский: Да, дело все в том, что в конце девяностых - начале двухтысячных многие юристы и юридические фирмы ни о чем не задумывались: доходы шли, конкуренция была на порядок меньше, чем сейчас. Поэтому об инновациях не особо задумывались. И лишь к 2003 году мы поняли, что существовавших обычных электронных папок нам мало для нормальной работы. Поэтому Игорь предложил сделать специальную систему.

ЮРЛИГА: Фактически у вас в компании шло постепенно поступательное развитие собственных IT-проектов?

Владислав Соколовский: У нас сейчас третья версия системы. Первая была в 2003 году, повторюсь, полностью собственной разработки, которую мы совершенствовали примерно до 2011 года. А тогда поставили лучшую на то время разработку на рынке - AELITA от Евгения Бессарабова.

ЮРЛИГА: Значит к «коробочным» продуктам вы тоже обращались?

Владислав Соколовский: В процессе постоянных улучшений своей первой версии мы столкнулись с техническими ограничениями. Проще говоря, на Access дальше работать было нельзя. Он не позволял нам ни вести нормальный биллинг, ни как управляющиему партнеру учитывать время на клиента, и многое другое. Допустим, простой момент при управлении компанией - практически в любом проекте задействовано несколько юристов и нужно определить, сколько они внесли в проект своего времени, труда. Плюс мне как управляющему партнеру нужно понимать, какая практика доходная, а какая нет. Точнее даже не столько доходная или нет, а прибыльная или нет, поскольку есть еще важный вопрос затрат. Именно эти данные - база для определения доли конкретных партнеров в прибыли. Для получения таких данных нужны более серьезные инструменты, чем можно реализовать на Access. И поэтому мы пришли к выводу, что надо что-то менять. На тот момент на рынке уже была AELITA, которая потенциально обеспечивала наши потребности

Игорь Шевченко: И еще один момент, почему мы пришли к «коробочному» решению - фактически на 2011 год IT-составляющая компании значительно расширилась. Кроме доработки LexOrg, нужно было еще развивать сайт, поддерживать и усовершенствовать IT-инфраструктуру. Если же начинать создание новой версии, отвечающей всем потребностям компании, то мне нужно было бы с головой уходить в разработку, бросив все остальное, да еще и нанимать дополнительно несколько разработчиков. Техническое задание шеф уже поставил и я понимал, что самостоятельная разработка будет неадекватна по затратам времени и финансов.

Владислав Соколовский: Мы приобрели коробочную версию, но (делает ударение) под нас были произведены некоторые доработки. Биллинг остался тем же, очень значительно был переделан с нашей помощью судебный модуль (для нас как адвокатской компании, которая ведет много судебных проектов, он был очень важен), и был доработан ряд других модулей.

Игорь Шевченко: Прежде всего, были изменения по интерфейсу, которые отвечали привычным нам принципам работы.

Владислав Соколовский: Также были изменения логики, которые отвечали нашим бизнес-процессам и процессам оказания юридической помощи, взаимодействия с клиентами. AELITA, хотя в значительной степени отвечала нашим потребностям, не обладала необходимой нам гибкостью, не имела возможностей легкой интеграции с другими продуктами (например Портал Клиента), которые мы уже к тому времени разработали и использовали.

Игорь Шевченко: Вот это еще один важный момент с точки зрения внедрения инноваций - как только появились облачные технологии, нормальные хостинги (с адекватными ценами), мы сразу же перешли на частное облако.

ЮРЛИГА: Значит, вы и ваши коллеги не разделяете опасений, которые бытуют среди многих юристов относительно сохранности данных, в частности клиентских, в облачных сервисах?

Игорь Шевченко: (улыбается) Нет, мы их разделяем. Именно поэтому у нас частное облако, которое в отличие от публичного, администрируется нами.

Владислав Соколовский: Оно существует у нас с 2011 года. Мы арендуем отдельный сервер. Тогда же мы перешли на Google для бизнеса - так что все документы и почта тоже находятся в облаке.

Игорь Шевченко: Исключение составляет разве мультимедиа и другой «тяжелый» контент, который невыгодно «гнать» через интернет. Его мы храним в других местах. Кстати, поскольку у нас физически отдельный сервер, который используется только нами, возможности несанкционированного доступа к нему сведены к минимуму.

ЮРЛИГА: Давайте вернемся к вопросу о том, почему вы все же опять перешли на продукты собственной разработки.

Владислав Соколовский: Главная причина - нам нужно было облачное решение.

Игорь Шевченко: Даже так - нам нужна была программа, работающая через браузер, что снизило бы требования к ресурсам, ведь AELITA работала тогда на толстом клиенте (клиентское приложение, обеспечивающее расширенную функциональность независимо от центрального сервера - прим. ЮРЛИГА), а также возможности соединения различных ІТ-решений.

Владислав Соколовский: Мы взвешивали разные решения, искали альтернативы. В Украине мы не нашли ни одной системы с веб-интерфейсом, которая была бы полностью адаптирована под юридический бизнес. Импортные аналоги требовали очень серьезного внедрения, адаптации под наши условия. Плюс мы хотели разместить систему на частном облаке, а не покупать доступ к публичному, что предлагают многие. Именно это и повлияло на решение самостоятельной глубокой доработки коробочной версии. Самостоятельная разработка без такой версии потребовала бы примерно полтора года и была бы целесообразна лишь в случае, если бы мы изначально думали о дальнейшем выходе на рынок с этим продуктом.

Игорь Шевченко: В принципе к любой CRM или ERP-системе с их «настройками по умолчанию» я отношусь как к движку, основе, на которой все крутится. Коробочная версия - это минимум, это некие 10%, база. Если есть устоявшаяся компания, система должна идти навстречу функционирующему бизнесу, а не наоборот. Компания лишь частично подстраивается под новую систему, если же заставлять компанию подстраиваться полностью - она будет валиться, валиться будет весь бизнес.

Владислав Соколовский: Мы исходили из того, что новая система должна быть похожа на прошлую, но давать нам на порядок больше возможностей. На новую версию нашей IT-платформы мы перешли в октябре 2016 года. Состоит она из двух частей: внешней (портала, который видят наши сотрудники и клиенты) и внутренней, которая связана с порталом через API (программный интерфейс приложения, набор готовых классов, процедур, функций, структур и констант, предоставляемых приложением или операционной системой для использования во внешних программных продуктах - прим. ЮРЛИГА).

Игорь Шевченко: Во внутреннюю часть входят CRM, управление проектами, документооборот, постановка задач и биллинг.

Владислав Соколовский: В основу внутренней части мы положили коробочный продукт из которого взяли CRM и частично документооборот, после чего дополнили его крупными модулями: совершенно новый модуль биллинга и судебный модуль. На их разработку по техническому заданию Игоря, с привлечением аутсорса, ушло полгода. Эта система позволяет мне как управляющему партнеру видеть состояние всей компании - по юруслугам, по состоянию практик, по финансовому состоянию, по вкладу каждого сотрудника, по вкладу каждой практики, по вкладу каждого партнера, по состоянию каждого проекта. В результате я могу анализировать все показатели и вносить любые необходимые коррективы.

Игорь Шевченко: Кстати коробочный продукт, который мы взяли, некоторые считают неподходящим для юридических услуг. А все потому, что не знают как его использовать. Да, он в готовом виде не подходит, но он дает возможности за счет своей гибкости построить абсолютно подходящую для юридической компании систему.

ЮРЛИГА: Портал - это вторая сторона вашей IT-платформы. Вы делали его самостоятельно или тоже прибегли к некоей основе?

Владислав Соколовский: Портал клиента - это полностью наша разработка, реализацию которой мы заказали на аутсорсе. Появился он тогда, когда мы решили, что нам нужно коммуницировать с клиентом не с помощью е-мейлов, а другими, более оперативными и защищенными способами. Первую версию портала мы запустили практически три года назад, а полностью доделали его к сентябрю прошлого года. Сейчас в него вносятся только мелкие корректировки. Данный портал полностью интегрирован с другими нашими системами и предусматривает использование SSL (Secure Sockets Layerкриптографический протокол безопасной связи - прим. ЮРЛИГА) для взаимодействия с клиентом. Он предусматривает систему чатов, мессенджеров, возможность загрузки и выгрузки документов. Портал, включая все данные, загруженные пользователями, находится в нашем частном облаке.

Игорь Шевченко: Фактически за основу разработки портала была взята идея виртуальной комнаты данных, VDR (хранилище (архив) определенных конфиденциальных корпоративных документов в электронной форме и с четкой структурой в виде интернет-сайта с ограниченным доступом - прим. ЮРЛИГА). Изначально мы проанализировали существующие сервисы виртуальных комнат данных. Но они все лежат на публичных хостингах и публичных облаках, что нам не подходит. Поэтому мы взяли идею такой комнаты и переработали ее под наши принципы, а также исходя из удобства клиентов. Мы адаптировали интерфейс, ввели возможность разделения прав как с нашей стороны, так и со стороны клиента.

ЮРЛИГА: Владислав, почему Вам как управляющему партнеру потребовался портал?

Владислав Соколовский: Иногда при общении с клиентом возникают определенные проблемные ситуации: кто-то не зашел в почту, кто-то забыл вовремя отправить документ, кто-то не понимает, как идет прогресс по его делу. Так вот, первое что дал нам портал - улучшилась коммуникация с клиентами. Теперь клиент не ищет е-мейл, отправленный полгода назад, а заходит в портал и видит все документы, которые были нами положены и клиентом положены, плюс система мессенджеров и чатов позволяет быстро общаться. Допустим, клиент задал вопрос. Он может поставить ему приоритет: срочный, несрочный и так далее. Наш сотрудник сразу же видит вопрос в мессенджере в нашей внутренней IT-платформе и понимает, когда он должен ответить согласно нашему внутреннему регламенту. Это позволяет мне, как управляющему партнеру, контролировать общение юристов с клиентами. Исключена ситуация, когда на заданный вопрос не ответили, равно как можно проверить, был ли задан вопрос клиентом, что помогает просто демонстрировать необоснованность претензий. Невозможна и ситуация «отправлен е-мейл - его не увидели» как с нашей стороны, так и со стороны клиента. В результате у меня уже больше года не возникает никаких подобных проблем с клиентами.

Игорь Шевченко: Если взглянуть с технической стороны - я не могу проконтролировать что у вас в почте. Я вам отправил е-мейл, вы у себя его просмотрели, стерли и потом сказали, что ничего не получали. В портале такое не проходит. Документ положили в портал - я вижу, увидел его клиент или нет, скачал или нет.

Владислав Соколовский: То же самое и по нашим сотрудникам. То есть даже теоретически они не могут «выкрутиться» в случае допущенных нарушений при работе с обращениями клиентов.

ЮРЛИГА: Значит ли, сказанное Вами, Игорь, о контроле за порталом, что Вы видите, кто именно из сотрудников клиента произвел те или иные действия и если он будет недобросовестен по отношению к работодателю - предоставить такую информацию.

Игорь Шевченко: Абсолютно так. Мы с Владиславом даже позиционируем это для клиентов как сервис по отслеживанию работы юридического департамента для владельца бизнеса.

Владислав Соколовский: Если клиент - крупная компания, собственники которой или топ-менеджер не занимаются непосредственно данными операциями, мы зачастую сталкиваемся с вопросом: «А что там происходит?».

Игорь Шевченко: (смеется) «За что я плачу юристам?»

Владислав Соколовский: Теперь у нас есть простой ответ: «Зайдите в портал и посмотрите». И они часто, мы это видим, находясь, допустим, на отдыхе, заходят в портал и проверяют, что происходит в судебном разбирательстве. Они получают необходимую информацию и им даже не нужно звонить юристу. Часто все же звонят - но это больше желание поговорить с живым человеком, чем необходимость получить дополнительные сведения. Тут очень важный момент. Зачастую в процессе судебного разбирательства мы сами готовим определенные документы, сами их отправляем в суд или другой орган, а клиенту мы о них по тем или иным причинам не сообщаем (часто просто потому, что нет времени). Теперь они все попадают в портал и клиент все равно видит, какие документы подготовлены и когда. Ну и конечно бывают ситуации, когда собственник или топ-менеджер говорит: «Ну мы же вам передали документы, а вы…». Мы им теперь можем вежливо объяснить: давайте зайдем в портал и посмотрим, были ли документы положены, а если были - то когда. Мы видим всю хронологию размещения документов и захода сотрудников, как своих, так и клиента, которым мы предоставили доступ. Также система связана с биллингом. Когда мы клиенту предоставляем отчеты и получаем вопрос о том, почему выставлен счет именно на такую сумму, мы всегда можем сослаться на наличие документа на портале, а часто даже и на то, что клиент, либо кто-то из его сотрудников уже видел их, заходив на портал в определенное время. В результате существенно улучшилось как управление компанией, так и отношения с клиентами.

ЮРЛИГА: Внедрение любого продукта имеет, скажем так, человеческое измерение. Насколько сложно вам было убедить клиентов и сотрудников перейти на пользование порталом?

Владислав Соколовский: Основные сложности были, наверное, все же с клиентами. С сотрудниками было проще потому, что они уже привыкли пользоваться другими продуктами. Соответственно они понимали, что такое проекты, что такое биллинг, как биллиться, как заносить часы и вносить документы. Основные принципы в новую систему были заложены те же, что облегчало переход. Основных клиентов, с которыми мы уже давно работаем, мы переводили на портал достаточно долго - от трех до пяти месяцев. Все это время мы и в портал клали документы. и отправляли на е-мейл. (смеется) Было достаточно трудно. Потом мы постепенно заключили со всеми дополнительные соглашения, в которых подробно, на трех страницах, описали возможности портала. Также предусматривалось введение дополнительной платы за отправку документов по е-мейл. Также мы объясняли клиентам, что портал принадлежит адвокатской компании. Так что вся информация, содержащаяся в нем - адвокатская тайна. Следовательно, даже если его взломают и получат доступ к информации, то она не может быть использована в качестве доказательств, как полученная незаконным путем, в том числе и в уголовном производстве.

Игорь Шевченко: Кроме того, этот взлом - сам по себе преступление, незаконное вмешательство в работу информационных систем.

Владислав Соколовский: Вот это был очень серьезный аргумент для наших клиентов, поскольку основу нашей практики составляют налоговые споры и по каждому из них есть уголовное производство. Фактически мы говорили клиентам, что общаясь в портале они получают четкую структуру документов, они получают всю информацию в одном месте, и они получают криптографическую защиту и защиту, предусмотренную Законом «Об адвокатуре и адвокатской деятельности». Е-мейл могут взломать, могут увидеть на экране компьютера во время обыска. Портал же дает нам возможность при необходимости в течении 5 секунд закрыть доступ к порталу конкретным пользователям.

Игорь Шевченко: При этом мы не просто обрываем соединение, а меняем пароли сотрудников клиента. Так что даже если кто-то завладеет старым паролем, он не сможет получить доступ к порталу.

Владислав Соколовский: Все это дало нам возможность практически полностью перевести всех клиентов на портал. У нас еще есть 1-2% клиентов, которым мы все еще отправляем е-мейлы, однако лишь как дополнение к выкладке на портал. С новыми клиентами было проще - есть договор, в договоре есть положения о портале. Кроме того, мы рассказываем клиенту о его профитах, указанных выше. Если же клиент все же хочет общаться и другими способами, цена будет выше, потому что это наши дополнительные затраты. Но в принципе с новыми клиентами проблем в части общения через портал вообще нет.

Частина 2.

Автор
Владислав Соколовский
Адвокат, Керуючий партнер
Игорь Шевченко
Радник IT/IP практики, Legal Innovation Officer